Corporaties realiseren zich vaak niet dat hun jaarlijkse planningscyclus veel verspillingen veroorzaakt. Deze ontstaan vooral bij bouw-, installatie- en vastgoedonderhoudsbedrijven. Dat komt door discontinuïteit in de werkbelasting. Er kan een enorme efficiëntiewinst geboekt worden voor zowel corporaties als marktpartijen als de corporaties hun jaarcyclus doorbreken en een doorlopend proces realiseren.

Discontinuïteit werklast is knelpunt

Regisserende corporaties willen tegenwoordig meer initiatief bij opdrachtnemers leggen. De grootonderhoudprojecten zijn complex omdat het niet alleen gaat om de techniek, maar ook om de sociale en economische factoren. De complexiteit en de nieuwe manier van uitvragen vergen van zowel opdrachtnemers als opdrachtgevers veel voorbereidingstijd. Corporaties zijn namelijk zoekende in wat zij zelf willen uitvoeren en wat zij aan de markt kunnen uitbesteden. En de markt is zoekende hoe zij zonder discontinuïteit en hoge tenderkosten de meeste toegevoegde waarde kunnen leveren. Doordat dit nog geen gemeengoed is, staat de uitvoering bij nieuwe contractvormen nog meer onder tijdsdruk dan bij traditionele uitvragen al het geval was. Ongeacht de doorlooptijd van de voorbereidingsfase moet de uitvoering vóór 1 januari afgerond zijn in verband met de geldstromen en subsidies.

De jaarcyclus impliceert dat marktpartijen moeten hollen of stilstaan. Alle woningcorporaties gaan immers uit van een soortgelijke jaarcyclus. Door de extreme pieken en dalen in de offerteaanvragen bij de teams van een marktpartij, zoals te zien is in de figuur, ontstaan er ongedekte kosten in de eerste maanden van het jaar.

Zwart-wit gezien resulteert dit er in dat marktpartijen hun bouwplaatspersoneel en werkvoorbereiding van januari tot en met maart naar huis kunnen sturen, van april tot en met augustus zijn hun tenderteams aan het werk en het uitvoerend personeel moet er voor zorgen dat binnen een half jaar, vóór 1 januari de uitvoering afgerond is. Als deze cyclus van hollen of stilstaan kan worden ingewisseld voor een proces met meer continuïteit, dan levert dat veel voordeel op voor alle partijen.

“Als continuïteit kan worden gerealiseerd levert dat snel een flinke kostenbesparing op,
zowel voor corporaties als voormarktpartijen.”
Floris Schrijvers, gebiedsmanager bij Vivare &
Helmy van der Werf, manager klant en techniek bij De Variabele

Aan wie geef je aandacht?

De pieken laten zien dat de verschillende teams van de marktpartijen hard nodig zijn in het begin van het jaar. In het eerste kwartaal zorgt dit voor veel ongedekte kosten, met name door leegloop in het uitvoeringsteam. Daarnaast kosten ook de tenderteams geld, dat niet doorbelast kan worden. In verband met het dekkend maken van deze kosten kunnen marktpartijen geen ‘nee’ zeggen tegen nieuwe tenders. Voor elke opdrachtgever willen ze hun uiterste best doen en het beste plan aanbieden en realiseren.

Hoe geef jij de juiste aandacht aan de vele uitvragen tegelijkertijd?
Hoe kun je de beste kwaliteit garanderen?
En welke kwaliteit kun je verwachten als corporatie?

In de praktijk komen er vaak meerdere tenders tegelijk op de markt waar een marktpartij haar toegevoegde waarde wil tonen. De corporatie wil de dialoog wel aangaan en neemt in de planning dan ook momenten op waarop iedereen bij elkaar moet komen. Als meerdere opdrachtgevers op hetzelfde moment jouw beste mensen verwachten, naar wie stuur je dan het beste team?

Van pieken en dalen, naar continu proces

In samenspraak met woningcorporatie Mijande Wonen en de marktpartijen Nijhuis Bouw en De Variabele zijn 10 tips samengesteld. Tips om de extreme pieken en dalen bij opdrachtgevers en opdrachtnemers te transformeren naar continuïteit, die kwaliteit en betrokkenheid opleveren.

Tip 1: Doorbreek de jaarlijkse planningscyclus: zorg voor spreiding van plannen, uitvragen en uitvoeren.

Tip 2: Werk vanuit een positieve basis, waarbij je elkaar vertrouwt en elkaar de ruimte biedt om het beste aan te bieden en te realiseren; ‘Vertrouwen geven is een keuze’.

Tip 3: Organiseer marktconsultaties, waarbij marktpartijen inzicht krijgen in de te verwachten uitvragen en kunnen meedenken hoe dat het beste op de markt kan worden gezet.

Tip 4: Formuleer de vraag zoveel mogelijk oplossingsvrij. Beperk de probleemstelling niet tot de techniek. Wat zijn de sociale en economische wensen en eisen? Laat los waar mogelijk en schrijf voor waar het moet.

Tip 5: Ga als corporatie de dialoog aan, zodat aanbieders jouw probleem kunnen begrijpen. Creëer daarin gelijkwaardigheid van opdrachtgever en opdrachtnemer. Laat de dialoog het papierwerk ondersteunen en verstop je niet achter nota’s van inlichtingen. Dit levert extra informatie op, stimuleert kennisuitwisseling en versnelt het proces.

Tip 6: Beperk de tenderkosten door als opdrachtgever een klein aantal aanbieders te selecteren en sneller te trechteren. Ga pas nà de keuze van de uitvoerende marktpartij de concretiseringsfase in.

Tip 7: Werk als corporatiesector vanuit een gemeenschappelijk vraagspecificatiemodel en contractformat. Marktpartijen hoeven dan niet te zoeken waar wat staat. De waarom-vraag zal hierin duidelijk moeten worden. Zo kunnen aanbieders zich sneller inlezen en hoeven ze niet te gissen wat er tussen de regels door verwacht wordt.
PB3R (Praktijknetwerk Betaalbaar³ Renoveren) heeft het gestandaardiseerd vraagspecificatiemodel voor groot onderhoud en renovatie van Aedes geoptimaliseerd. Ook u kunt hiermee aan de slag!

Tip 8: Wees respectvol! Creëer voor de dialoog een agenda die iedereen past. Geeft enkele afspraakopties en zoek samen naar de beste mogelijkheid in plaats van het dictaat ‘dan en daar verwachten we jullie’.

Tip 9: Kijk als opdrachtgever kritisch naar de planning van je uitvraag. Vaak passen het vergunningstraject flora en fauna en een inspraakprocedure niet in het aangegeven tijdspad.

Tip 10: Evalueer het proces zowel intern als met de drie laatste aanbieders. Hoe heeft iedereen het tenderproces ervaren? Wat zijn de daadwerkelijk kosten in geld en tijd geweest? Hoe kan het tenderproces geoptimaliseerd worden?

Doorbreek de jaarlijkse planningscyclus en optimaliseer het proces en
behaal daarmee een betere prijs/kwaliteit.

Meer weten?

Wilt u uw jaarcyclus ook doorbreken en aan de slag met het gestandaardiseerde vraagspecificatiemodel voor groot onderhoud en renovatie? Bel (0570-628474) of e-mail Paul Kuijpers p.kuijpers@balance-result.nl.