Corporaties kunnen hun sociale, economische en technische prestaties bij onderhoud verbeteren door bewust te kiezen welke taken ze bij de markt leggen en welke ze zelf (blijven) uitvoeren. Ze willen in de definitiefase meer gebruik maken van de kennis van marktpartijen. We geven antwoord op vragen van corporaties die meer aan de markt willen overlaten in de definitiefase van onderhoudsprojecten. Hoe kies je marktpartijen waar je vertrouwen in hebt? Welke invloed geef je de markt? Hoe stel je de juiste vraag binnen de gewenste oplossingsrichtingen door middel van een interne dialoog (corporatie) en een dialoog van corporatie en marktpartijen?

De hier gepresenteerde visie is gebaseerd op het onderzoek ‘Corporaties kiezen tussen zelf uitvoeren of uitbesteden van onderhoud’, de ervaringen van Balance & Result bij het ondersteunen van projecten en verandertrajecten bij woningcorporaties en de ervaringen uit Praktijknetwerk Betaalbaar³ Renoveren. Uit het onderzoek blijkt:

• 38% van de corporaties wil in de toekomst de planvoorbereiding uitvoeren in samenwerking met marktpartijen, ten opzichte van de huidige 25%. 14% wil dit in de toekomst geheel aan de markt overlaten.
• 35% van de corporaties besteedt mutatieonderhoud geheel uit. 50% verwacht dat ze mutatieonderhoud in de toekomst geheel uit zal besteden.
• 64% van de corporaties wil planmatig onderhoud in de toekomst geheel uitbesteden, ten op zichtte van de huidige 43%.
• 83% van de corporaties wil groot onderhoud/renovatie in de toekomst geheel uitbesteden, ten op zichtte van de huidige 76%.

Corporaties verwachten dat ze in de toekomst steeds meer taken zullen neerleggen bij marktpartijen. Ze zijn vaak niet meer op zoek naar marktpartijen die achterover leunen totdat de onderhoudsopgave is uitgedetailleerd, maar juist naar partijen die vanuit de gezamenlijke belangen meedenken over oplossingsrichtingen. Uit het onderzoek blijkt dat 56% het eens is met de stelling “Uitbesteden wordt steeds belangrijker, omdat wij als corporatie de ontwikkelingen in de markt onvoldoende kunnen bijhouden”.

Chemie tussen corporatie en marktpartijen

Meer uitbesteden van onderhoud leidt tot een andere rol van zowel de corporatie als van de marktpartijen. Het gaat er daarbij om dat de corporatie meer gebruik maakt van de expertise van de markt. De markt wordt vroeger in het project betrokken om ook als meedenkende adviseur een rol te kunnen spelen. Corporaties zullen alleen bereid zijn om taken die traditioneel bij hen liggen, uit te besteden aan marktpartijen als ze vertrouwen hebben in hun partners. Je gaat niet samenwerken met de eerste de beste marktpartij. Het kiezen van partners vraagt om meer, zoals chemie tussen corporatie en marktpartijen, net als in een goed huwelijk.
Tijdens een pressure cooker sessie ‘prestatiemeten’ van het Praktijknetwerk Betaalbaar³ Renoveren (PB³R) bleek dat een klik tussen samenwerkende partijen noodzakelijk is, maar dat deze met harde data onderbouwd moet worden om het management of een Raad van Commissarissen te overtuigen. In hoofdlijnen gaat het om onderbouwde data, zoals bewezen concepten (past performance), een aanpak (proces en product) die past bij de vraag van de corporatie en cijfers die tonen dat de organisatie financieel gezond is.
De visie en ambitie van corporatie en marktpartijen op de onderhoudsopgave moeten op elkaar aansluiten. Daarvoor is het nodig dat zij zich inleven in elkaars rol en positie. Dat is tevens een voorwaarde voor vruchtbare samenwerking en draagt bij aan het vertrouwen dat de juiste partner is gekozen.

Dialoog als hulpmiddel voor het specificeren van de vraag

Mijande Wonen, Viverion, Vivare en Openbaar Belang hebben als deelnemers van PB³R de tool “Dialoog in de pre-competitieve fase” ontwikkeld. Dit is een hulpmiddel waarmee corporaties en marktpartijen in dialoog de optimale vraagspecificatie voor de onderhoudsopgave kunnen ontwikkelen. De tool bestaat uit 3 elementen:

1. Vastgoed: Het complex in de sociale context (klachten en wensen), economische en technische context.
2. Doelgroep: sociaal – gericht op de communicatie, economisch gericht op de betaalbaarheid voor bewoners en technisch gericht op de samenstelling van de wijk en van complex(en).
3. Omgeving: sociaal gericht op de eigen en externe organisaties, economisch gedreven vanuit de politiek en technisch gedreven vanuit leefbaarheid.

De eerste fase van de PB³R dialoog wordt binnen de corporatie uitgevoerd en bestaat uit het definiëren van de juiste vraag als opdrachtgever. Deze fase bestaat uit acht stappen:

• Stap 1: Onderhoudsopgave verbinden met corporatiebeleid. Welke beleidsdoelstellingen zijn voor deze onderhoudsopgave van toepassing?
• Stap 2: Verkennen van de onderhoudsopgave. Wat zijn de algemene eigenschappen van deze opgave, van dit project in voorbereiding?
• Stap 4: Vaststellen kaders en beschikbare informatie. Is helder wat de randvoorwaarden zijn voor het slagen van dit project? Welke informatie is nodig en aanwezig om een duidelijk gedefinieerde vraag bij de markt te kunnen leggen?
• Stap 5: Prioriteiten vaststellen. Welke sociale, economische en technische prioriteiten zijn binnen vastgoed, doelgroep en omgeving te benoemen?
• Stap 6: Formuleren van sociale, economische en technische doelstellingen.
• Stap 7: Bepalen van de stakeholders die een beslissende invloed hebben. Welke stakeholders moeten wanneer in het proces betrokken worden?
• Stap 8: Vaststellen van vervolgstappen en de manier waarop de markt betrokken kan worden. Hoe je de markt betrekt is verschillend per corporatie en per onderhoudsopgave.

De markt als meedenkende partner

Hoeveel invloed je de marktpartijen geeft is afhankelijk van wat je als corporatie zelf wilt blijven doen en wat corporatie en marktpartijen kunnen. Waar maak je de marktpartijen verantwoordelijk voor? Door met de marktpartij als meedenkende partner een dialoog te voeren kan besproken worden welke rolverdeling past bij de opgave van de corporatie. Om dit praktisch te maken levert het voeren van een dialoog over oplossingsmogelijkheden en kwaliteitsverwachtingen hieraan een bijdrage.

In de tweede fase van de “Dialoog in de pre-competitieve fase” wordt de markt betrokken als meedenkende adviseur. Dit heeft als doel om samen de beste oplossingsrichtingen voor de onderhoudsopgave te bedenken binnen twee samen te vormen scenario’s. Ze doorlopen de volgende stappen:

• Stap 9: Vaststellen subdoelen voor sociaal, economie en techniek. Wat is het subdoel voor het scenario?
• Stap 10: Vaststellen eisen en wensen voor de prioriteiten. In de eerste fase is aangegeven wat de prioriteiten zijn wat zijn daarbij de eisen en wensen in de oplossingsrichting?
• Stap 11: Bepalen opties (realisatiemogelijkheden) met de bijbehorende impact en consequenties

Tevens wisselen de corporatie en de marktpartijen (bouw-, installatiebedrijven en andere partners) hun belangen, wensen en doelen uit. Hierdoor leren partijen elkaar beter kennen, wat zal resulteren in betere samenwerking en betere prestaties. Om de dialoog over kwaliteitsverwachtingen optimaal te kunnen voeren, zijn correcte en complete kaders en informatie van belang voor beide partijen. Het gaat daarbij zowel om over de bestaande situatie, als over de gewenste situatie.

Deelnemers van de PB³R dialoog geven aan: “Door het voeren van de dialoog komen we stap voor stap, in een gelijkwaardige verhouding, sneller en vroeger in het proces -in de definitiefase­- tot de juiste vraag en oplossingen.” De ‘juiste’ in de zin van optimale oplossing voor de onderhoudsopgave, binnen het gestelde budget en de verwachte klant- en teamtevredenheid. Het gaat er immers niet meer alleen om of het project financieel succesvol is gerealiseerd. Zowel intern (bij de corporatie), extern (bij de marktpartijen) als bij de klant is de tevredenheid belangrijker geworden.

De derde fase doorloopt de corporatie alleen volgens de volgende stappen:

• Stap 12: Kiezen van het voorkeursscenario
• Stap 13: Voorkeursscenario omzetten in de vraagspecificatiein het document “dialoog keuzemodel”. Open deze hier in de PB3R portal. (ontleed daarvoor de doelstellingen)

Corporaties verwachten dat ze in toenemende mate taken aan marktpartijen overlaten. Ze kunnen zich dan toeleggen op hun kerntaken en gebruikmaken van de kennis van marktpartijen. De PB³R dialoog in pre-competitieve fase is een krachtig hulpmiddel om verwachtingen uit te wisselen en de vraag in samenwerking te specificeren.

Meer weten?

Wilt u de definitiefase ook efficiënter en effectiever inrichten door middel van een dialoog? Wij helpen u hierbij graag als facilitator en coach. Neem contact op met Paul Kuijpers, tel. (0570) 62 84 74, p.kuijpers@balance-result.nl).

Deze blog is de derde blog in de reeks van de volgende blogs:
– Nieuwe rollen bij onderhoud sociale huurwoningen. Lees hier verder.
– Corporatie, wat laat je aan de markt over bij reparatieonderhoud? Lees hier verder.
– Welke competenties, houding en gedrag zijn nodig om samenwerking te laten slagen? Lees hier verder.