Woningcorporaties staan voor een enorme verduurzamingsopgave. Ze hebben in het Klimaatakkoord afgesproken om fors bij te dragen aan de doelstellingen voor CO2-reductie. Tegelijkertijd staan ze voor de opgave om kwetsbare bewoners voldoende betaalbare woningen te leveren.
Renovatie en verduurzaming lopen meestal via losse projectjes warbij woningen stap voor stap worden aangepakt. Aanvankelijk werden deze projectjes apart aanbesteed. Inmiddels zien veel opdrachtgevers de voordelen van projectoverschrijdende samenwerking. De verduurzamingsopgave wordt dan met vaste partners gerealiseerd, uiteraard binnen de wettelijke kaders. Bij projectoverschrijdende samenwerking bundelen de woningcorporatie en haar co-makers de losse projectjes en richten deze in als continue productiestromen. Ze voorzien de woningen daarbij van een weloverwogen en gestandaardiseerd maatregelenpakket. Paul Kuijpers van Balance & Result ondersteunt verschillende woningcorporaties en hun co-makers bij hun samenwerking.

Evidente voordelen projectoverschrijdend samenwerken

• Het proces is goedkoper. Veel dubbele handelingen worden uit het proces geëlimineerd. Bijvoorbeeld het aanbesteden en calculeren van het werk en de opname van de woningen.
• Opdrachtgever en bouwer(s) maken een snel leerproces door. Dat leidt tot verhoging van de efficiëntie en een lagere kostprijs. Geleerde lessen nemen zij mee naar nieuwe projecten. Ook door kennis te delen over eigen innovaties of innovaties in de markt leren zij sneller.
• Bundeling van de kennis en praktijkervaring van bouwer en opdrachtgever levert voordelen op voor de continuïteit van de productie. Projectteams zijn daardoor op elkaar ingespeeld en blijven over meerdere projecten intact. Goed presterende bouwpartners blijven aan de productiestroom verbonden. De bouwer kan beter inspelen op de specifieke omstandigheden van de klant, zoals de woningportefeuille of de gebruikers of huurders van de woningen.
• Partners kunnen procesrisico’s beter beheersen. Het gaat om risico’s zoals overheidsontheffingen, marktprijsontwikkelingen of instemming van huurders en gebruikers.
• En last but not least: corporaties en co-makers vinden samenwerking erg leuk en verrijkend en bewoner blijken tevredener met het proces en de resultaten.

Veranderende rollen en randvoorwaarden

Porcesoverschrijdend samenwerken betekent in de praktijk een hele verandering voor zowel woningcorporaties als voor co-makers.

• Een win-winrelatie vraagt een balans in belangen. Dat begint met een verdieping in elkaars belangen. 
• Pijplijn-management is de kunst. Partners plannen en bereiden het werk voor in continue productiestromen. De woningcorporatie brengt haar geplande werken daartoe tijdig in. De partners brengen de opgave in kaart en clusteren de productie slim. Ze verzamelen data en de corporatie zal iets van de complexen moeten vinden. 
• Kennisdelen is een belangrijke factor in het succes. De (vroege) adviesrol van co-makers is prominent, waardoor beter kan worden geoptimaliseerd. De adviesrol kan ongemerkt ontsporen. Een valkuil voor corporaties is dat ze ongeremd gebruikmaken van de adviesrol van co-makers. Wat  kan leiden tot een niet  doelmatige inzet van middelen.
• Het bestuurlijk draagvlak bepaalt het lange termijn succes van projectoverschrijdende samenwerking. Integriteit en bestuurlijke verantwoording is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van corporatie en co-makers. De precaire scheiding tussen ‘nauwe samenwerking’ en ‘vermeende vriendjespolitiek’ vraagt om een transparante inrichting. Corporaties en co-makers maken  de resultaten en voordelendaarom transparant meetbaar, zodat deze overtuigend aangetoond kunnen worden voor bestuurders en accountants.
• Niets is zo hard als de zachte aspecten: cultuur en gedrag spelen een bepalende rol in de samenwerking. De cultuur van een bouwbedrijf verschilt bijvoorbeeld nogal van de cultuur van het sociaal wijkteam van de corporatie. Bij projectoverschrijdende samenwerking ligt daardoor het terugvallen in traditionele opdrachtgever-opdrachtnemerrelaties op de loer. 
• Mensen maken het verschil in de samenwerking. Er moet genoeg samenwerkings-DNA in de teams zitten. Niet iedereen floreert in dit soort samenwerking. Grote ego’s vormen bijvoorbeeld een afbreukrisico voor de samenwerking. Daar staat tegenover dat een gebrek aan persoonlijke inbreng of drive te weinig ‘jus’ brengt in de samenwerking. Een coach kan dit begeleiden, reflecteren en feedback geven.    

Bewust bekwaam worden

Balance & Result vervult in meer dan vijf lopende ketensamenwerkingsprojecten de rol van keten- of procescoach. Woningcorporaties en hun co-makers hebben verschillende redenen om een procescoach te betrekken:

1. Projectoverschrijdend samenwerken is voor de meeste partijen nieuw. Deskundige, onafhankelijke begeleiding helpt om snel de gewenste werkstructuur op te zetten, samen de focus vast te stellen en vanuit de juiste set van rollen te vertrekken. De procescoach voorkomt dat iedereen zelf het wiel moet blijven uitvinden.
2. Neutrale begeleiding. De rol van regisserend opdrachtgever vraagt in deze nieuwe context om bewust handelen van de procesregisseurs en afwijken van klassiek gewoontegedrag. Waar de opdrachtgever traditioneel uiteindelijk de beslissingen neemt, worden er bij projectoverstijgend samenwerken meer beslissingen gezamenlijk genomen. Bijvoorbeeld bij de keuze van innovatie-experimenten. Co-makers zullen hun opdrachtgevers soms ook anders aanspreken in het belang van de samenwerking. Voorschrijvende opdrachtgevers of klassiek werkende co-makers zullen niet het maximale resultaat uit de samenwerking halen.  De procescoach helpt partijen om bewust om te gaan met hun rolverandering en voorkomt het eventuele terugvallen in klassieke gewoonten.
3. Focus op samenwerkingsdoelen zekerstellen. Het uitvoeren van projecten is traditioneel vaak de kernroutine van bouwers en corporaties. Projectoverschrijdende samenwerking gaat over een reeks van projecten. Dit vraagt om de ontwikkeling van ‘flow’, lerende teams. En om het creëren van nieuwe verbindingen tussen mensen en organisaties. Dat gaat over vernieuwende interactie tussen de co-makers, waarin mensen, teams en organisaties stapsgewijs ‘bewust bekwaam’ worden. Dat kan bijvoorbeeld met ‘sprintteams’ of gezamenlijke co-makerevents. Een aansprekend voorbeeld van een gezamenlijk doel is ‘meer doen voor een miljoen’ (betaalbare huisvestiging). De co-makercoach helpt om een dit doel te vertalen in concrete subdoelen, acties en nieuwe energie. 

Fasen in de samenwerking

De analogie van ‘verliefd-verloofd-getrouwd’ wordt bij veel co-makerships genoemd.  Samenwerkingen bouw je niet systematisch op. Het is ook een resultaat van persoonlijke verbinding tussen deelnemers. In bouwteams wordt vooral over gebouwen en processen gesproken. Om tot topprestaties te komen is verdere verdieping van het teamwerk echter essentieel. De coach heeft de rol om het team het beste van zichzelf te laten ontdekken.

In samenwerking kunnen een aantal fasen worden onderscheiden (Van Delden, 2009; Schoonhoven, 2012). Onderstaand overzicht biedt houvast om begrip te krijgen van zich ontwikkelende samenwerkingsprocessen.

Meer informatie?

Voor meer informatie neem contact op met Paul Kuijpers, telefoon 0570-628474 of e-mail (p.kuijpers@balance-result.nl).