Van projecten naar programmatische samenwerking

maandag 22 februari 2021

Deze week mocht Paul Kuijpers als ketensamenwerkingscoach een leersessie begeleiden van een Zuid-Nederlandse woningcorporatie en haar comakers. De partijen werken al bijna 2 jaar projectoverschrijdend of programmatisch samen. De sessie ging over bewonerservaringen en bewonerstevredenheid. Over hoe de bewoners, het wijkteam, de woningcorporatie en de bouwer de komende projecten beter kunnen aanvliegen, waarbij ze rekening houden met de variëteit aan bewoners. De verbeteringen konden worden gestapeld op een reeds uitgekiende bewonersaanpak. Deze leersessie liet mooi zien hoe een projectoverschrijdende aanpak leereffecten oplevert die de partijen tot betere prestaties brengen. De woningcorporatie en de bouwers willen niet meer anders samenwerken, zo lijkt het. Ook op technisch en op economisch vlak hebben partijen veel geleerd en geoptimaliseerd gedurende de afgelopen twee jaar waarin ze samenwerkten. En dan niet te vergeten de winst van een gesmeerder verlopend samenwerkingsproces. Vergeleken met de vroege praktijk van ‘afzonderlijke projecten’ worden in de programmasamenwerking gewerkt aan een uniforme werkwijze en aan een stapeling van leereffecten.

Voordelen van een programmatisch aanpak:

  • Kosten- en continuïteitsvoordelen als gevolg van standaardisatie
  • Voordelen van standaardisatie in proces en product
  • Teamtevredenheid, prettig samenwerken met gemakkelijke toegang tot ieders kennis
  • Slim kunnen inrichten van pijplijnlogistiek
  • Productiezekerheid
  • Samen vooruitkijken betekent een effectievere risicobeheersing

Veel voorkomende knelpunten:

  • Wijzigend bestuurlijk of operationeel draagvlak bij organisatieveranderingen
  • Onvoldoende balans in de belangen van de deelnemers
  • Tunnelvisie door te beperkte diversiteit van mensen in de samenwerking
  • Mindset gericht op optimale oplossingen per project in plaats van op de productiestroom
  • Cultuurverschillen tussen de comakers
  • Comakers willen voortvarender aan de gang dan de corporatie aankan

De ervaring bij de Zuid Nederlandse corporatie staat niet op zichzelf. Steeds meer woningcorporaties raken overtuigd van de voordelen van een continue stroom projecten met vaste samenwerkingspartijen. Soms kiezen woningcorporaties er zelfs voor om dat avontuur aan te gaan met andere woningcorporaties. Een programmatische aanpak heeft absoluut veel potentie. Dat wil niet zeggen dat het vanzelf een succes wordt. In deze pioniersfase met de roze bril en de bestuurlijke positivisme is het belangrijk om realistisch te blijven. Zowel kansen als valkuilen moeten helder op tafel komen, waarbij de zachte aspecten van samenwerking net zo zwaarwegend zijn als de harde aspecten. Het zou een gemiste kans zijn om geen gebruik te maken van de ervaringen van een ketensamenwerkingscoach.

De ontwikkeling van projectsamenwerking naar een programmatische aanpak is een meerjarig proces. Het kenmerkt zich door onderstaande fasen.

Fase A: Gericht van start gaan

Belangrijkste aspecten in fase A zijn: doelen en ambities uitlijnen, elkaar beter leren kennen, de opgave samen verkennen en de basisprocessen gezamenlijk inrichten. Dit gebeurt doorgaans zowel op operationeel niveau, als op bestuurlijk niveau. Vaak zijn een intentieovereenkomst en een (uitgewerkte) samenwerkingsovereenkomst het resultaat van deze fase.

Fase B: De eerste meters maken

In een learning-by-doing fase leren partijen hoe zij projecten met elkaar doen en hoe zij zich projectoverschrijdend kunnen ontwikkelen. Er ontstaat een werkwijze en een pijplijn van activiteiten. Daarbij ontwikkelen ze (herhaalbare) standaards voor het proces. Het gaat dan over de techniek, de economische kant, het proces (denk aan flora en fauna) en zeker niet in de laatste plaats over de sociale kant. Partijen leren welke ruimte ze hebben om hun kennis vroegtijdig in te zetten. Doorgaans treden in deze fase de eerste hobbels op, bijvoorbeeld projecten die vertraagd (of niet) op gang lijken te komen. Het zijn nuttige leerprikkels, die bijdragen aan de noodzakelijke verdieping van de samenwerking. Ook wordt er een sociale basis gelegd voor het optimaliseren van het gezamenlijke proces in de volgende fase.

Fase C: Op stoom komen

Het opereren in productiestromen en pijplijnen is een kunst die verder reikt dan het steeds weer starten van nieuwe projecten. In fase C leren partijen hoe ze verspillingen kunnen vermijden en hoe ze hun aanpak stap-voor-stap kunnen optimaliseren. Er moet helderheid zijn over de verbeterstrategie, die zowel in kleine als in grote stappen tot geborgde verbeteringen zullen leiden. Voor een programmatische aanpak wordt doorgaans een KPI-dashboard gebruikt. Projectmatig georiënteerde bedrijven zijn echter vaak nog niet gewend om dit toe te passen. In deze fase is er ook aandacht voor de bestuurlijke kant van de samenwerking, bijvoorbeeld de verantwoording van de samenwerking naar de omgeving. Dit betekent dat partijen de opbrengsten en kosten van de samenwerking vergelijken met traditioneel samenwerken. Daarmee worden nut en noodzaak van de samenwerking onderbouwd.

Fase D: Continu blijven presteren

Eenmaal op stoom gekomen is het zaak om de lopende trein in beweging te houden. Daarbij speelt risicobeheersing, teamflexibiliteit en proactieve planning een essentiële rol. Vaak blijkt dat de mensen van het eerste uur inmiddels toe waren aan een volgende uitdaging. Daarom is het van belang dat het opgebouwde gedachtengoed geborgd wordt, zodat hun opvolgers daar op verder kunnen bouwen.

Meerjarig ontwikkelproces

De ervaringen met een programmatische aanpak zijn nog relatief jong. Voor een corporatie met haar comakers duurt bovenstaand ontwikkelingsproces enkele jaren. Doorgaans zijn het boeiende jaren waarin partijen veel energie van elkaar krijgen. Een programmatische aanpak met een cluster van meerdere opdrachtgevers, zoals in de Renovatieversneller brengt weer nieuwe dynamiek in de samenwerking. Het winstpotentieel is dan groter, wat overigens ook geldt voor het afbreukrisico.

Het fenomeen ‘programmasamenwerking’ komt meer en meer in het interessegebied van woningcorporaties en hun marktpartijen. Logisch want in potentie kun je er effectief veel kwaliteit mee realiseren. De overgang naar deze werkwijze is veelomvattend. Je kunt het zelf proberen, maar beter: verzeker je succes door gebruik te maken van de ervaringen in gerealiseerde samenwerkingen. ‘Ezels stoten zich geen tweemaal aan dezelfde steen’ zullen we maar zeggen …

Meer weten?

Bel (0570-628474) of mail Paul Kuijpers (p.kuijpers@balance-result.nl)

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Wij delen graag onze opinies met u om samen stappen te zetten in deze veranderende wereld.