EMVI-praktijk kan LEAN!

‘EMVI kost ons handenvol geld!’, verzuchten veel aanbieders. Ze maken voor hun EMVI-aanbiedingen significant hogere kosten dan voor hun traditionele aanbiedingen. Vaak zelfs meerdere procenten van het projectbudget. Het bedrijfsleven stijgt het water naar de lippen met dergelijk hoge commerciële kosten. Sommige opdrachtgevers typeren EMVI als een kostbaar ‘verplicht nummertje’. Kan het anders? Zeker!

Praktijk laat te wensen over

Zoals Jan Telgen recentelijk in Cobouw betoogde: EMVI is voor de sector een belangrijke stap voorwaarts, maar de praktijk laat nog te wensen over. Aan welke knoppen kun je draaien om EMVI-aanbestedingen te verbeteren? Of met de LEAN-bril, hoe kun je verspillingen uit het aanbestedingsproces elimineren? Een brainstorm levert de volgende vijf oplossingsrichtingen:

1. Beperken van de (omvang en kosten) aanbiedingsproducten, aan te leveren in de aanbestedingsprocedure.
2. Beperken van het detailniveau van de aanbieding.
3. Sneller trechteren naar de juiste partij.
4. Naar een korte en krachtige aanbestedingsprocedure.
5. Als het feitelijk een uitvraag op laagste prijs is, behandel deze dan ook als zodanig.

Wat betekent dit voor opdrachtgevers en opdrachtnemers? Laten we dit eens langslopen.

Beperk gevraagde aanbiedingsproducten

De praktijk leert dat opdrachtgevers bij een EMVI-opgave gemakkelijk overvragen, waardoor aanbieders bijvoorbeeld met ‘exotische filmpjes’ in de weer zijn, zonder dat duidelijk is of dat meerwaarde heeft.
Voor opdrachtgevers betekent beperking van de aan te leveren aanbiedingsproducten in de praktijk dat zij minder informatie en zekerheid hebben over de gekozen aanbieding. Het is de vraag of die behoefte aan zekerheid niet op een andere manier tijdens de procedure kan worden verkregen. Bijvoorbeeld door na de voorlopige gunning de aangeboden oplossing met elkaar door te nemen. Dan blijven de inspanningen beperkt tot de winnende partij. Als bijvoorbeeld het aantal A4-tjes van elk aanbiedingsproduct wordt gemaximeerd, dan worden alle opdrachtnemers gedwongen om zich tot de kern van hun aanbieding te beperken. Dat zal de benodigde inspanning van de aanbieder(s) beperken.

Opdrachtgevers zouden geen aanbiedingsproducten moeten vragen, die niet bepalend zijn voor de gunning. Denk bijvoorbeeld aan het ‘plan van aanpak-spook’, zoals Joost Fijneman dat noemt. Veel werk en weinig onderscheid. Dat geldt feitelijk ook voor aanbiedingsproducten die slechts marginaal meewegen in de EMVI-score.

Beperk detailniveau uitvraag

Waarom zou je als opdrachtgever een oplossing op DO of DO+ niveau vragen? Heb je deze details nodig om te kunnen beslissen over de gunning? Duidelijke uitgangspunten van de opdrachtgever kan veel werk voor de aanbieders besparen.

Ook de werkelijkheid van de aanbieders blijkt nogal eens weerbarstig. Aanbieders kiezen er voor om –los van de vraag– hun aanbieding ver uit te werken om tot een onderbouwing van hun aanbieding te komen. Daarin doorschieten is een valkuil voor aanbieders. En hier ligt dus een belangrijke sleutel in handen van de aanbieders zelf om hun transactiekosten te beperken.

Trechter sneller naar juiste partij

Kom sneller tot de partij die de opdracht gegund krijgt. Sneller trechteren leidt ertoe dat minder aanbieders meelopen in de procedure. De opdrachtgever kan zijn keus sneller beperken tot twee of drie aanbieders. Dit vereist discipline van de opdrachtgever, die niet ongebreideld mag gaan shoppen.

Verkort de doorlooptijd

De beïnvloeding van de kosten ligt niet alleen bij de opdrachtgever. Ondanks alle mogelijkheden zie je veelal dat de aanbieders er voor kiezen om veel tijd in de aanbieding te steken. Gewoon omdat ze willen winnen. Het inrichten van een korte en krachtige aanbestedingsprocedure is daarmee een beschermingsmaatregel die de opdrachtgever zou kunnen maken. Er kan ook worden gekozen voor een beperking van het aantal interactiemomenten, zoals vragenrondes over dialoogrondes. Voorzichtigheid lijkt hier geboden: deze interactiemomenten blijken erg belangrijk voor opdrachtnemers om tot onderscheidende kwaliteit van hun aanbieding te kunnen komen. En daar was EMVI toch om te doen?

Kies laagste prijs als dat relevanter is

Zo, gaan we weer gemotiveerd naar een laagste prijs competitie, met alle gevolgen van dien? Nee. Voor een bepaald type werk is dit een goede vraag/aanbod-interactie. Je weet vooraf precies wat je wilt hebben en zoekt daar een passend aanbod bij tegen een gunstige prijs’.  Het is dan niet zinvol om alle partijen lastig te vallen met aanvullende aanbestedingsproducten.

EMVI-praktijk kan en moet beter

De EMVI-praktijk kan en moet beter. Na de aanvankelijke euforie over EMVI zijn we nog steeds bezig om het spel beter te leren spelen. Genoemde verbeteropties zijn niet uitputtend. Er is een pallet aan mogelijkheden om de EMVI-praktijk te optimaliseren. Dat vraagt om de kunst van het weglaten. Een aantal mogelijkheden vindt ook al zijn toepassing in Best Value Procurement. Er is meer mogelijk.

Hoe stimuleren we opdrachtgevers tot zelfreflectie? Hun comfortzones en gewenste zekerheden lijken een bepalende rol te spelen. Een selectief aanbestedingsbeleid en bewuste keuzes zijn de logische eerste stappen. Opdrachtnemers hebben minder invloed omdat ze zich moeten conformeren aan de aanbestedingskeuzes van hun opdrachtgevers. Het is aan opdrachtgevers om de handschoen op te pakken. Want we willen toch een gezonde markt, die op basis van kwaliteit concurreert?  

De kunst is om sneller tot de kern van de oplossing te komen, met aandacht voor zekerheden. Dat vraagt om mensen die het willen en die het kunnen. Want LEAN aanbesteden vraagt om professioneel opdrachtgeverschap.

Meer weten?

Bel (0570-628474) of mail Paul Kuijpers (p.kuijpers@balance-result.nl).