Hoe geef je de regie van een groot onderhoudsproject in handen van een bouwer, terwijl je toch de zorg draagt voor kwetsbare bewoners? Woningcorporatie Talis bedacht het niet zelf, maar koos ervoor om de beste bouwer voor dit werk te kiezen volgens de BVP-methode (Best Value Procurement, ook wel ‘prestatie-inkoop’ genoemd). Talis stelde voor het realiseren van de projectdoelen de ervaringen van de bouwer centraal. Het werd een succes.

De bouwer aan het stuur

Ondanks een strak budget voor groot onderhoud van een appartementencomplex in Wijchen moest het een succes worden voor de bewoners, de corporatie èn de bouwer. Woningcorporatie Talis zocht naar een vernieuwende manier om met marktpartijen samen te werken. Aanbesteden alleen op prijs gebeurd al jaren niet meer, maar hoe selecteer je door niet alle partijen het al helemaal uit te laten werken en het stuur in het proces echt uit handen te geven van experts.
De bouwer maakt voor Talis de kansen en risico’s zichtbaar en helpt om  de juiste keuzes te maken. Dat vraagt om goede samenwerking. Dat verliep volgens een bekende weg, met de spelregels van Best Value Procurement. Hier werd het bekende contracttype (UAVgc) toegepast. Maar toch best lastig om als woningcorporatie figuurlijk op de achterbank van de bouwer plaats te nemen.

Verwachtingen waargemaakt?

De uitvraag vond plaats in april 2016. De bouwer is in concurrentie geselecteerd. Bouwbedrijf Van Dillen BV heeft een plan uitgewerkt en gerealiseerd, rekening houdend met de kansen en risico’s in het project en met de kwaliteiten van het ingezette personeel.
Inmiddels is het september 2017 (net een jaar later) en is het gerenoveerde appartementencomplex opgeleverd. Volledig verduurzaamd en voorzien van zonnepanelen, en geschikt voor een exploitatieperiode van nog eens 25 jaar. 

Projectdoelen allemaal gerealiseerd

Een goed moment om eens terug te kijken. Wat heeft deze nieuwe manier van werken -Best Value Procurement- de Talis en Van Dillen opgeleverd? Alle projectdoelen zijn gerealiseerd. Zowel de bewoners als de woningcorporatie zijn zeer tevreden. Het project is binnen tijd en budget gerealiseerd. Naast voorziene risico’s waren er onvoorziene complicaties in het project. Deze risico’s zijn onder regie van Van Dillen beheersbaar gemaakt. Daardoor is het project niet is uitgelopen in tijd en geld.  

Spannend voor bewoners

Het is geen sinecure voor de bewoners, zo’n groot onderhoudsproject. Er is sprake van hinder, er komen allerlei uitvoeringsmensen over de vloer en je moet je huis op orde hebben. Voor oudere bewoners is dat een spannende aangelegenheid. Juist voor de sociale aanpak is door Van Dillen en Talis een uitgewerkt plan gemaakt. De bouwer neemt een belangrijk stuk van de bewonerscommunicatie voor zijn rekening en werkt doelgericht samen met de medewerkers van Talis. De bewoners hebben dat erg gewaardeerd.  Door de goede verstandhouding met het onderhoudsteam vindt een aantal bewoners het zelfs jammer dat dit project is afgesloten. 

Effectieve samenwerking

De teamtevredenheid in dit project is gemeten door de BVP-coach. Deze bleek bijzonder hoog te scoren. De samenwerking werd door de partijen unaniem met een 8 beoordeeld. Het team is er uitermate tevreden over dat deze nieuwe manier van samenwerken heeft geleid tot een optimaal gebruik van elkaars kwaliteiten. Zowel in de begeleiding van de bewoners als in het verduurzamen van het appartementencomplex. De BVP-werkwijze werd onderdeel van de projectmatige werkwijze, waarin wordt gestuurd op het beheersen van de risico’s en kansen. Opdrachtgever Talis kijkt wel over de schouder van de bouwer mee, maar de sturing is de verantwoordelijkheid van de bouwer.  De nieuwe werkwijze was even wennen, maar werkvoorbereider Wim Bergmeijer is duidelijk: ‘dit is de manier van werken van de toekomst’.

Leermomenten

Talis en bouwbedrijf Van Dillen hebben deze nieuwe manier van samenwerking laten begeleiden door de BVP-coach van Balance & Result. Deze zorgde ervoor dat het proces daadwerkelijk volgens de BVP-spelregels plaatsvond. De coaching heeft naast een aantal verbeteracties ook leerpunten voor de toekomst opgeleverd. Die leerpunten kunnen aan het volgende projectteam worden overgedragen.

Vaker toepassen

Woningcorporatie Talis is enthousiast over deze nieuwe manier van aanbesteden en bouwen. Binnen de kaders zijn door de bouwer uitstekende prestaties geleverd.  De ervaringen smaken naar meer. Talis bekijkt hoe ze samenwerking volgens Best Value Procurement breder kan gaan toepassen.

Meer weten?

Wilt u meer weten over de toepasbaarheid van Best Value Procurement? Neem dan contact op met Balance & Result. Bel (0570-628474) of e-mail Paul Kuijpers (p.kuijpers@balance-result.nl).