Corporaties en marktpartijen uit het Praktijknetwerk Betaalbaar³ Renoveren (PB3R) hebben een uniek model ontwikkeld voor de vraagspecificatie voor (renovatie)projecten in de woningbouw. De PB3R-vraagspecificatie is eenvoudig van opzet en volledig wat betreft relevante eisen en wensen. Corporaties kunnen met behulp van de PB3R-vraagspecificatie sociale, economische en technische specificaties evenwichtig afwegen en eenduidig communiceren met marktpartijen.

Eenduidig, volledig en evenwichtig 

Op dit moment heeft iedere corporatie haar eigen vraagspecificatie. Deze kunnen zelfs per project nog van elkaar verschillen. En de behoefte om alles juridisch af te willen dekken maakt het niet begrijpelijker. Het vergt van marktpartijen veel inlevingsvermogen om te snappen waar het de corporatie echt om gaat. De bekende zoektocht naar de vraag achter de vraag. De PB3R-vraagspecificatie brengt hier verandering in en helpt bij het managen van verwachtingen. 

De PB3R-vraagspecificatie is:

• Eenduidig: één model voor alle corporaties en alle projecten in begrijpelijke taal.
• Volledig: naast structuur voor het specificeren van eisen en wensen bevat de PB3R-vraagspecificatie een checklist die corporaties ‘dwingt’ na te denken over alle relevante aspecten van het project, met de vraag: “Wat willen wij zelf, gezamenlijk of door de markt laten uitvoeren?” 
• Evenwichtig: de sociale opgave is zeer belangrijk bij groot onderhoud projecten. Het model gaat daarom uit van een evenwichtige opbouw en afweging van de sociale, economische en technische aspecten.

Marktpartijen kunnen zich met de PB3R-vraagspecificatie efficiënter inlezen en de bouwopgave effectiever analyseren. Daardoor verwerken ze de informatie tot een aanbieding die beter past bij de verwachtingen van corporaties. De PB3R-vraagspecificatie is zodanig opgezet dat deze marktpartijen ruimte biedt om slimme oplossingen voor te stellen en meer toegevoegde waarde te leveren. Bovendien zullen de transactiekosten lager zijn.

Continu verbeteren vraagspecificatie

Bij de ontwikkeling van de PB3R-vraagspecificatie is gebruik gemaakt van bestaande onderleggers. De sterke onderdelen zijn samengevoegd, doorontwikkeld en in de praktijk getest. Ron Sierink (Inkoper bij Mitros) en Marije Mook (projectmanager bij Openbaar Belang) hebben het model al in de ontwikkelfase in hun renovatieprojecten toegepast. Dat heeft gezorgd voor een uitwerking die aansluit bij de dagelijkse praktijk van corporaties.

“Veel opdrachtgevers betrekken ‘de markt’ eerder bij hun renovatieopgaven. De manier waarop dat gebeurt verschilt enorm. Voor de markt is het telkens opnieuw een opgave om zich te verdiepen in de vraag en de vraag achter de vraag. Het PB3R-netwerk was ervan overtuigd dat dit effectiever en efficiënter kan voor zowel corporaties als marktpartijen. De nieuwe PB3R-vraagspecificatie heeft een overzichtelijke en herkenbare structuur. Tegelijkertijd biedt het voldoende ruimte voor een projectspecifieke invulling. Het blijft een model dat we met feedback van zowel opdrachtgevers als marktpartijen zullen blijven verbeteren”, aldus Ron Sierink, voorzitter van de PB3R-toolwerkgroep vraagspecificatie.

Ervaringen van Ton Jelissen

Ton Jelissen (projectdirecteur bij De Variabele Groot Onderhoud) toont zich bijzonder enthousiast over de PB3R-vraagspecificatie. “De afgelopen jaren was ik als manager Realisatie werkzaam bij Portaal. Daar hebben we gestoeid met het maken van vraagspecificaties. Dat resulteerde vaak in dikke documenten die eerder bedoeld leken voor juristen, dan voor bouwers.
Als ik nu deze PB3R-vraagspecificatie zie, dan is dit een compact en evenwichtig instrument. De techniek is in balans gebracht met de sociale en economische afwegingen, die allemaal belangrijk zijn bij het uitvragen van groot onderhoud. Dit bevalt heel wat beter dan de juridisch ingestoken varianten die ik de revue heb zien passeren.”

Inmiddels is Ton Jelissen werkzaam bij De Variabele. Hij bekijkt vraagspecificaties nu vanuit het perspectief van opdrachtnemers. “Een aanbieder moet kunnen lezen wat belangrijk is voor de opdrachtgever en daarin ook zijn rol en invulling kiezen. De PB3R-vraagspecificatie helpt ons als marktpartij enorm om ons te kunnen verplaatsen in de opgave vanuit de positie van corporaties. Daar zijn zowel wij als de opdrachtgever bij gebaat.”

Ervaringen van Wietse Boonacker

Wietse Boonacker (projectleider bij Vivare) is inmiddels ook aan de slag gegaan met de PB3R-vraagspecificatie. “Aan de hand van de checklist geeft het model mij als corporatie alle aandachtspunten waarvoor we keuzes moeten maken. Door aan het begin van een project na te denken over de sociale, economische en technische context, gaan we met onze organisatie beter voorbereid het project in. Ook de dialoog tussen collega’s van verschillende afdelingen komt hierdoor op gang.”

Praktijknetwerk Betaalbaar³ Renoveren

PB3R bestaat uit acht woningcorporaties en tien marktpartijen (bouwbedrijven, installateurs en onderhoudsbedrijven uit Midden- en Oost-Nederland). PB3R heeft drie doelstellingen:

1. Excelleren op het gebied van betaalbaar renoveren van sociale huurwoningen.
2. Professionalisering van opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap.
3. Betaalbaarheid centraal voor zowel bewoners, corporaties als marktpartijen.

PB3R wil concrete en praktisch toepasbare resultaten boeken. De PB3R-vraagspecificatie is daarvan het eerste voorbeeld. Er wordt gewerkt aan instrumenten voor prestatiemeting en voor dialoog in de pre-competitieve fase.

Meer weten?

PB3R wil graag dat andere corporaties en marktpartijen ervaring opdoen met de PB3R-vraagspecificatie. Wilt u als corporatie de vraag beter aan de markt stellen en de markt de maximale toegevoegde waarde laten bieden? Of wilt u als proactieve marktpartij inbrengen hoe het tenderproces slimmer, beter, sneller en goedkoper kan? Neem dan contact op met Balance & Result. Bel (0570-628474) of e-mail Paul Kuijpers (p.kuijpers@balance-result.nl).