Corporaties, doorbreek de jaarlijkse planningscyclus!

dinsdag 05 juli 2016

Corporaties realiseren zich vaak niet dat hun jaarlijkse planningscyclus veel verspillingen veroorzaakt. Deze ontstaan vooral bij bouw-, installatie- en vastgoedonderhoudsbedrijven. Dat komt door discontinuïteit in de werkbelasting. Er kan een enorme efficiëntiewinst geboekt worden voor zowel corporaties als marktpartijen als de corporaties hun jaarcyclus doorbreken en een doorlopend proces realiseren.

Discontinuïteit werklast is knelpunt

Regisserende corporaties willen tegenwoordig meer initiatief bij opdrachtnemers leggen. De grootonderhoudprojecten zijn complex omdat het niet alleen gaat om de techniek, maar ook om de sociale en economische factoren. De complexiteit en de nieuwe manier van uitvragen vergen van zowel opdrachtnemers als opdrachtgevers veel voorbereidingstijd. Corporaties zijn namelijk zoekende in wat zij zelf willen uitvoeren en wat zij aan de markt kunnen uitbesteden. En de markt is zoekende hoe zij zonder discontinuïteit en hoge tenderkosten de meeste toegevoegde waarde kunnen leveren. Doordat dit nog geen gemeengoed is, staat de uitvoering bij nieuwe contractvormen nog meer onder tijdsdruk dan bij traditionele uitvragen al het geval was. Ongeacht de doorlooptijd van de voorbereidingsfase moet de uitvoering vóór 1 januari afgerond zijn in verband met de geldstromen en subsidies.

De jaarcyclus impliceert dat marktpartijen moeten hollen of stilstaan. Alle woningcorporaties gaan immers uit van een soortgelijke jaarcyclus. Door de extreme pieken en dalen in de offerteaanvragen bij de teams van een marktpartij, zoals te zien is in de figuur, ontstaan er ongedekte kosten in de eerste maanden van het jaar.

Zwart-wit gezien resulteert dit er in dat marktpartijen hun bouwplaatspersoneel en werkvoorbereiding van januari tot en met maart naar huis kunnen sturen, van april tot en met augustus zijn hun tenderteams aan het werk en het uitvoerend personeel moet er voor zorgen dat binnen een half jaar, vóór 1 januari de uitvoering afgerond is. Als deze cyclus van hollen of stilstaan kan worden ingewisseld voor een proces met meer continuïteit, dan levert dat veel voordeel op voor alle partijen.

Als continuïteit kan worden gerealiseerd levert dat snel een flinke kostenbesparing op,
zowel voor corporaties als voormarktpartijen.”
Floris Schrijvers, gebiedsmanager bij Vivare &
Helmy van der Werf, manager klant en techniek bij De Variabele

Corporatie doorbreek het jaarmodel

Aan wie geef je aandacht?

De pieken laten zien dat de verschillende teams van de marktpartijen hard nodig zijn in het begin van het jaar. In het eerste kwartaal zorgt dit voor veel ongedekte kosten, met name door leegloop in het uitvoeringsteam. Daarnaast kosten ook de tenderteams geld, dat niet doorbelast kan worden. In verband met het dekkend maken van deze kosten kunnen marktpartijen geen ‘nee’ zeggen tegen nieuwe tenders. Voor elke opdrachtgever willen ze hun uiterste best doen en het beste plan aanbieden en realiseren.

Hoe geef jij de juiste aandacht aan de vele uitvragen tegelijkertijd?
Hoe kun je de beste kwaliteit garanderen?
En welke kwaliteit kun je verwachten als corporatie?

 

 

In de praktijk komen er vaak meerdere tenders tegelijk op de markt waar een marktpartij haar toegevoegde waarde wil tonen. De corporatie wil de dialoog wel aangaan en neemt in de planning dan ook momenten op waarop iedereen bij elkaar moet komen. Als meerdere opdrachtgevers op hetzelfde moment jouw beste mensen verwachten, naar wie stuur je dan het beste team?

Van pieken en dalen, naar continu proces

In samenspraak met woningcorporatie Mijande Wonen en de marktpartijen Nijhuis Bouw en De Variabele zijn 10 tips samengesteld. Tips om de extreme pieken en dalen bij opdrachtgevers en opdrachtnemers te transformeren naar continuïteit, die kwaliteit en betrokkenheid opleveren.

 

Tip 1: Doorbreek de jaarlijkse planningscyclus: zorg voor spreiding van plannen, uitvragen en uitvoeren.

 

Tip 2: Werk vanuit een positieve basis, waarbij je elkaar vertrouwt en elkaar de ruimte biedt om het beste aan te bieden en te realiseren; ‘Vertrouwen geven is een keuze’.

 

Tip 3: Organiseer marktconsultaties, waarbij marktpartijen inzicht krijgen in de te verwachten uitvragen en kunnen meedenken hoe dat het beste op de markt kan worden gezet.

 

Tip 4: Formuleer de vraag zoveel mogelijk oplossingsvrij. Beperk de probleemstelling niet tot de techniek. Wat zijn de sociale en economische wensen en eisen? Laat los waar mogelijk en schrijf voor waar het moet.

 

Tip 5: Ga als corporatie de dialoog aan, zodat aanbieders jouw probleem kunnen begrijpen. Creëer daarin gelijkwaardigheid van opdrachtgever en opdrachtnemer. Laat de dialoog het papierwerk ondersteunen en verstop je niet achter nota’s van inlichtingen. Dit levert extra informatie op, stimuleert kennisuitwisseling en versnelt het proces.

 

Tip 6: Beperk de tenderkosten door als opdrachtgever een klein aantal aanbieders te selecteren en sneller te trechteren. Ga pas nà de keuze van de uitvoerende marktpartij de concretiseringsfase in.

 

Tip 7: Werk als corporatiesector vanuit een gemeenschappelijk vraagspecificatiemodel en contractformat. Marktpartijen hoeven dan niet te zoeken waar wat staat. De waarom-vraag zal hierin duidelijk moeten worden. Zo kunnen aanbieders zich sneller inlezen en hoeven ze niet te gissen wat er tussen de regels door verwacht wordt.
PB3R (Praktijknetwerk Betaalbaar³ Renoveren) heeft het gestandaardiseerd vraagspecificatiemodel voor groot onderhoud en renovatie van Aedes geoptimaliseerd. Ook u kunt hiermee aan de slag!

 

Tip 8: Wees respectvol! Creëer voor de dialoog een agenda die iedereen past. Geeft enkele afspraakopties en zoek samen naar de beste mogelijkheid in plaats van het dictaat ‘dan en daar verwachten we jullie’.

 

Tip 9: Kijk als opdrachtgever kritisch naar de planning van je uitvraag. Vaak passen het vergunningstraject flora en fauna en een inspraakprocedure niet in het aangegeven tijdspad.

 

Tip 10: Evalueer het proces zowel intern als met de drie laatste aanbieders. Hoe heeft iedereen het tenderproces ervaren? Wat zijn de daadwerkelijk kosten in geld en tijd geweest? Hoe kan het tenderproces geoptimaliseerd worden?

Doorbreek de jaarlijkse planningscyclus en optimaliseer het proces en
behaal daarmee een betere prijs/kwaliteit.

Meer weten?

Wilt u uw jaarcyclus ook doorbreken en aan de slag met het gestandaardiseerde vraagspecificatiemodel voor groot onderhoud en renovatie? Bel (0570-628474) of e-mail Nienke Geessink n.geessink@balance-result.nl

4 gedachten over “Corporaties, doorbreek de jaarlijkse planningscyclus!”

  • Ron Sierink, inkoper bij Mitros schreef:

    Bij Mitros hebben we alleen die jaarlijkse cyclus bij Planmatig Onderhoud (vooral m.b.t. schilderwerk). Dat heeft met de begrotingscyclus te maken die alle corporaties kennen. Dat betekent dat “we” voor schilderwerk allemaal op hetzelfde moment “op de markt” komen wat leidt tot de pieken dalen die worden beschreven. Dat zou inderdaad anders moeten (en dat doen we ook al een beetje). maar dat doen we meer om de pieken en dalen voor onze eigen bezetting te “neutraliseren”.
    Voor Groot Onderhoud/Renovaties kennen we dat helemaal niet; dat gaat het hele jaar door. Wordt uiteraard ook jaarlijks “begroot” maar de projecten komen niet op 1 moment. De stap die we dus bij groot onderhoud/renovaties hebben gemaakt kunnen we ook nog zetten bij planmatig onderhoud.

    • Carel Hagemans schreef:

      Juist omdat de meeste opdrachtgevers tegelijk ‘op de markt komen’ met hun PO projecten ontstaat bij opdrachtnemers een scheve verdeling in hun productie. Ik ben ervan overtuigd dat onderhoudsbedrijven alleen al 15% goedkoper zouden kunnen ‘produceren’ indien zij 12 maanden per jaar kunnen werken. Nu is dat nog te vaak maar 7 of 8 maanden. Regisserend opdrachtgeverschap, met RGS als leidraad, helpt absoluut om elkaars belangen beter te leren kennen , te begrijpen en- belangrijker- ernaar te handelen. Ik zie een duidelijke kentering naar dit soort samenwerkingen. Onderhoud is hooguit weersafhankelijk en niet seizoensafhankelijk; die quick-win ligt echt voor het oprapen !

  • Michaël van Roij, onderhoudsanalist bij Talis schreef:

    De gedachte om de jaarlijkse planningscyclus te doorbreken kan ik heel goed volgen, maar het kan geen doel op zich zijn, daarmee bereik je geen efficiency. Het doel (beheer van vastgoed) zal uiteindelijk ook niet veranderen. Alleen de wijze waarop het geschiedt en het verlagen zo niet verschuiven van de benodigde inspanning zal, het klinkt raar, meer aandacht krijgen.
    De opdrachtgever dient zich meer bewust te worden WAT er gevraagd dient te worden, de opdrachtnemer dient zich bewust te zijn dat er meer DOE zaken zijn. Het gaat er uiteindelijk om, om bewust om te gaan met de inzet van tijd, mensen en middelen. Deze inspanning behoort te leiden tot een beter product wat ten dienste staat aan de vraag en het gebruik. Hierop doet de opdrachtgever nog alleen een validatie op uitvoeren en zal er tegelijkertijd van bewust moeten zijn dat er niet tot het onuitputtelijke aan de WAT vraag wordt gesleuteld.

    Het financieel splitsen van jaarbudgetten is een eenvoudige handeling, bewustwording is belangrijk dat het leven en werken doorgaat na 31 december, en dit is niet alleen in het belang van de opdrachtnemer.

    Vandaag de dag wordt er “vertrouwen” geroepen, maar dit reikt veel verder dan het doen geloven op elkaars blauwe ogen. Dit vraagt om goede dialogen en daar waar discussie ontstaat deze ook niet (eenzijdig) terzijde leggen. Betrokkenheid is nodig, weet waar je mee bezig bent, ontmoet elkaar, stel vragen, leer elkaar kennen, net zoals je respectvol omgaat met een collega, zo behoor je je ook naar anderen te gedragen. Hiermee neem je verantwoordelijkheid en deze voorgaande punten (let op!) leiden tot resultaten die alle partijen ten goede komen. Hanteer dit niet alleen bij aanbestedingen, maar maak hiervan een werkwijze, het iedere keer opnieuw het wiel uitvinden, met de continue vraag wat de opdrachtgever bedoelt is zeer vermoeiend. Laat staan dat de opdrachtgever niet begrijpt wat de opdrachtnemer aanbiedt.

    In de vraagstelling wordt vaak uitgegaan dat werken alleen aanbesteed worden. Maar ook werk één op één uitzetten, en werken in regie zijn erg gericht op korte termijn resultaten. Erken dat onderhoud onderhevig is aan een continu proces wat flexibele vraagstellingen kent, zowel op korte als op lange termijn. Onderhoud vraagt in hoofdzaak om stabiliteit, daarmee voorkom je financiële pieken en kun je zelfs renovaties, die toch om de 24 jaar in de planning staan uitsluiten, zo niet afvlakken.
    Dit vraagt om een lange termijn inspanning en waar je echt met elkaar aan tafel gaat zitten en werkelijk bespreekt wat kan en wat mogelijk is, zonder de redelijkheid te verliezen. En dan niet te denken je rol daarbij te verliezen, deze zal juist belangrijker en zwaarwichtiger worden als je echt projecten, processen, producten en personen samenbrengt. Je ziet het ook terug in onze confectiemaatschappij, een woning staat voor 50 jaar in de boeken en die hebben we in Nederland onderhand erg veel staan sinds de tweede wereldoorlog en de meeste, zo is de trend en economische situatie, worden met gemak 100 jaar in leven gehouden. Of snij ik nu, kijkend naar de energietransitie, een ander onderwerp aan?

    Opvallend dat de mensen voor een groot deel worden vergeten. Een beruchte open deur. En dan bedoel ik niet de bewoners, maar juist de mensen binnen de opdrachtgever en opdrachtnemer. Zij moeten elkaar toch begrijpen, het met elkaar eens zijn, en het met elkaar maken. Niet toch? Ik zou zeggen, blijf met elkaar “on speaking terms”. Samen komen we uiteindelijk tot iets moois.

  • Sean Vos schreef:

    Spijker op zijn kop! Een goede balans tussen vraag en aanbod ontstaat wanneer opdrachtgevers voldoende rekening houden met wat ze de markt vragen. De planningscyclus is daarbij echt een bottleneck. Niet alleen vanwege de druk bij de opdrachtgevers, maar ook nog voor de bewoners, zoals in deze blog wordt belicht: https://www.corposcoop.nl/details.aspx?id=6194

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Wij delen graag onze opinies met u om samen stappen te zetten in deze veranderende wereld.